Vận tải đường biển đóng vai trò vô cùng quan trọng trong ngành logistics. Đến nay, vận tải biển vẫn là hình thức vận chuyển hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất nhờ tối ưu chi phí và nhanh chóng, đặc biệt đối với những lô hàng cồng kềnh hoặc trọng lượng lớn. Vậy quy trình vận tải đường biển diễn ra như thế nào? Bài viết mà Hi-Tech Container chia sẻ dưới đây sẽ cung cấp cho bạn có cái nhìn tổng quan về quy trình vận tải đường biển và một số quy định trong vận chuyển.
Vận tải đường biển là gì?
Vận tải đường biển (vận tải biển) là một phương thức vận chuyển hàng hóa sử dụng tàu có tải trọng lớn, kết hợp với cơ sở hạ tầng đường biển để đưa hàng hóa đến các khu vực trong và ngoài lãnh thổ quốc gia.
Ưu điểm nổi bật của hình thức này là chi phí thấp và không phát sinh phụ phí như các phương thức vận chuyển khác. Ngoài ra, tuyến giao thông trên biển rộng rãi, ít xảy ra va chạm, điều này giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Dịch vụ vận chuyển đường biển còn linh hoạt, cho phép các doanh nghiệp vận chuyển nhiều loại hàng hóa khác nhau, từ hàng siêu trường, siêu trọng cho đến mặt hàng công nghiệp có kích thước lớn. Chính vì vậy, vận tải đường biển đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đáp ứng tốt các yêu cầu về vận chuyển.
Hướng dẫn chi tiết quy trình vận tải đường biển
Về cơ bản, quy trình vận tải đường biển áp dụng cho xuất hàng FCL – hàng nguyên container gồm các bước sau đây.
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Khách hàng thường yêu cầu tư vấn về giá cước và lịch trình tàu xuất hàng, kèm theo một số thông tin về tên hàng, thể tích và trọng lượng. Nhân viên kinh doanh sẽ có trách nhiệm cung cấp thông tin chi tiết, tư vấn loại container và chọn lịch tàu phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
Kiểm tra đánh giá dữ liệu sẵn có trên tàu
Đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra giá cả và lịch tàu từ cơ sở dữ liệu sẵn có, sau đó cung cấp thông tin chi tiết về giá cho khách hàng. Để tiến hành đặt booking tàu, đơn vị vận chuyển cần cung cấp cho hãng tàu một số thông tin quan trọng như:
- Cảng đi (Port of Loading): Nơi hàng hóa được xếp dỡ lên tàu.
- Cảng chuyển tải: Tùy vào quãng đường và thỏa thuận giữa các bên mà có thể lựa chọn hình thức chuyển tải (transit) hay vận chuyển thẳng (direct).
- Cảng đến (Port of Discharge): Nơi hạ container hàng hóa.
- Tên hàng, trọng lượng hàng hóa: Để cung cấp tên hàng hóa, trọng lượng chính xác thì cần phải dựa vào thông tin trên hồ sơ chứng từ.
- Thời gian tàu chạy (ETD): Ngày tàu dự kiến xuất phát.
- Thời gian đóng hàng: Dựa trên thỏa thuận giữa 2 bên.
- Yêu cầu khác: Loại container, kích thước, yêu cầu về nhiệt độ, độ thông gió, và thông số kỹ thuật khác.
Tiếp nhận booking và chuyển đến khách hàng
Khi khách hàng chấp nhận lịch tàu và giá cước đã được đưa ra, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành đặt booking từ hãng tàu và gửi thông tin đến khách hàng. Sau khi nhận được booking từ đơn vị vận chuyên, doanh nghiệp xuất khẩu cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng một số thông tin quan trọng như cảng đi, cảng đến, ngày khởi hành, ngày cắt máng, loại container và số lượng container, nhằm đảm bảo không xảy ra bất kỳ sai sót nào trong lúc vận chuyển.
Đóng hàng và hạ container trước khi closing time
Dựa trên thời gian đóng hàng (closing time) trong booking mà đơn vị vận chuyển sẽ thông báo nhắc nhở khách hàng và hạ container hàng hóa trước thời gian đóng hàng quy định.
Chuẩn bị các chứng từ hải quan
Hồ sơ khai báo hải quan cần chuẩn bị đầy đủ bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu và 1 bản lưu tại hải quan).
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao.
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: Bản sao y kèm bản chính để đối chiếu (đối với các doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu).
- Giấy giới thiệu công ty xuất khẩu: 1 bản.
Thông quan hàng xuất
Trong quy trình vận tải đường biển, thông quan hàng xuất gồm việc truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử và lên tờ khai qua mạng. Hệ thống hải quan phân luồng hàng hóa và thông báo kết quả sau:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, chỉ duyệt hồ sơ và đóng dấu thông quan vào tờ xuất khẩu
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm tra hồ sơ thuế và đóng dấu thông quan vào tờ khai xuất khẩu nếu hợp lệ.
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa, xuất trình từ 5%, 10% – 100% hàng hóa để kiểm tra theo tỷ lệ phân luồng.
Sau khi thông quan, tiếp tục thực hiện thủ tục tại cảng. Đối với hàng miễn kiểm tra (luồng xanh), chủ hàng cần nộp lệ phí hải quan và vào sổ tàu trước closing time. Đối với hàng kiểm hóa (luồng đỏ), cần kiểm tra, cắt và bấm lại seal, đóng lệ phí và cuối cùng là vào sổ tàu.
Chuyển chứng từ cho đối tác
Đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu gửi chứng từ liên quan tới lô hàng và bill cho đối tác. Các chứng từ gồm shipper invoice, packing list, bill không yêu cầu consignee để làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Lưu file chứng từ kế toán
Sau khi hoàn thành quy trình vận tải đường biển, bộ phận chứng từ lập hồ sơ với thông tin như giá mua, giá bán, thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ.
>>> Xem thêm: Bán và cho thuê container uy tín, giá tốt tại TPHCM
Một số quy định trong vận tải đường biển
Để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy định quan trọng sau:
Quy định về loại hàng hóa vận chuyển
Dưới đây là các hàng hóa được phép và không được phép vận chuyển bằng đường biển:
Hàng hóa được phép vận chuyển:
- Khoáng sản có giá trị thấp
- Hàng siêu trường – siêu trọng
- Hàng hóa có tính lý hóa, dễ bay bụi
- Hàng hóa dễ bị tác động bởi môi trường, làm thay đổi chất lượng như gia vị, chè, thuốc lá.
Hàng hóa cấm vận chuyển:
- Hóa chất dễ cháy nổ
- Vũ khí quân dụng
- Văn hóa phẩm đồi trụy
- Thuốc phiện
- Động vật hay chế phẩm từ động vật quý hiếm.
Quy định về các phương tiện vận tải
Phương tiện vận tải đường biển phải đảm bảo an toàn và vệ sinh sạch sẽ để được cấp phép hoạt động dưới sự quản lý của cơ quan Giao thông vận tải.
Quy định với đơn vị cung cấp
Thuyền trưởng và nhân viên tàu cần có bằng cấp từ cơ quan Giao thông vận tải và tham gia khóa đào tạo, sát hạch.
Quy định theo an toàn hàng hải
Trong trường hợp xảy ra sự cố, thuyền trưởng phải thông báo ngay cho các cơ quan chức năng và lập báo cáo chi tiết về tình hình sự cố để xử lý kịp thời.
Việc lựa chọn vận tải đường biển mang lại nhiều lợi ích cho rất nhiều doanh nghiệp, không chỉ giúp giảm chi phí vận chuyển mà còn đảm bảo chất lượng hàng hóa. Điều này góp phần nâng cao uy tín cũng như mở rộng cơ hội kinh doanh, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài trong tương lai.
